Jednym z pierwszych punktów dobrze działającej organizacji jest umiejętne planowanie. Dzięki tej czynności dąży się do osiągnięcia wyznaczonych celów, przeradzających się w zyski. To ono powinno odgrywać wiodącą rolę podczas wdrażania każdego projektu. Aby wszystko dobrze funkcjonowało, potrzebny jest jego harmonogram.
Czym jest harmonogram projektu i po co się go stosuje?
Harmonogram jest narzędziem, które stanowi podstawę wszystkich innych działań. Skupia w sobie plan, organizer i kalendarz, przez co wskazuje każdemu członkowi zespołu, jakie zadanie należy wykonać w danym czasie. Określa on także zasoby niezbędne do wykonania poszczególnych etapów. Ogółem, harmonogram ma za zadanie uporządkować wszystkie prace związane z obecnie wykonywanym projektem.
Odpowiednio zaprojektowany, wskazuje drogę, jaką należy pokonać, aby zadanie zostało wykonane na wysokim poziomie. Pomoże ograniczyć błędy, będące przyczyną zwątpienia w powodzenie i skróci czas trwania projektu.
Jak wygląda idealny harmonogram projektu?
Dobrze skonstruowany harmonogram przyczynia się do osiągnięcia wielkich sukcesów w każdej firmie. Aby go dobrze napisać, niezbędne będzie stosowanie się do czterech uniwersalnych zaleceń. Po pierwsze, należy wybrać odpowiednią metodę działania. Harmonogram powinien być czytelny, a tę cechę najlepiej spełnia diagram Gantta, który pozwala na precyzyjne rozłożenie zadań w czasie. Dzięki temu ekipa będzie po kolei wykonywać wszystkie czynności, a czas na tym nie ucierpi. Wszystko będzie opatrzone odpowiednimi ramami czasowymi, więc nie dojdzie do opóźnień.
Harmonogram wymaga zebrania informacji, które przydadzą się na każdym etapie projektu. Przede wszystkim należy zaopatrzyć się w listę zadań, potrzebnych do zrealizowania całości. Trzeba wybrać dobrą ekipę, przydzielając każdemu członkowi zespołu konkretne zadania i zaopatrzyć je w niezbędne zasoby.
Listę zadań należy uszeregować w odpowiedniej kolejności. Termin rozpoczęcia kolejnego etapu jest uzależniony od zakończenia poprzedniego. W ten sposób nikt nie zagubi się w harmonogramie, a każde zadanie zostanie wykonane odpowiednim poziomie. Ważne jest stworzenie relacji między zadaniami i wybrać spośród nich te, które mogą być wykonywane symultanicznie.
Kompletny harmonogram projektu wymaga ustalenia czasu potrzebnego na realizację zadań. Należy określić początek i koniec etapu. Jednak ważna jest umiejętność starannego dopasowania ram czasowych tak, aby były one realne. Dobrą praktyką jest wydłużenie czasu zadania i w razie jego wcześniejszego zakończenia, spożytkowanie zaoszczędzonych dni na inne działania. Pracownicy nie będą odczuwać stresu i presji czasu. Oprócz czasu projektujący są zobowiązani na określenie miejsca realizacji etapów. Na uprzednio przygotowanym diagramie należy zaznaczać już zakończone czynności, co pozwala na zwiększenie płynności wykonywanych zadań i uniknięcie wszelkich nieporozumień.
Na rynku istnieje wiele aplikacji ułatwiających przygotowanie takiego harmonogramu. Każdy wzór można edytować pod wykonywany obecnie projekt, co pozwoli zarządzać nim w bardziej efektywny sposób.
